Деловая конференция в Казахстане: идем к цели верным путем

Подготовка деловой конференции — очень трудоемкий процесс. Ивент-агентство «Smart Event» освободит вас как организатора от всех «технических» задач. Мы работаем в Алматы и Нур-Cултане и указываем услуги полного цикла, то есть «под ключ».

Давайте сначала определимся, что мы имеем в виду под «техническими» задачами. Организация любой конференции делится на два параллельных потока:

Информационная часть: выбор темы, приглашение спикеров и участников, подготовка материалов и собственных выступлений.
Техническая часть: это все остальное. И этого остального очень много, начиная с подбора и аренды площадки и заканчивая решением форс-мажорных ситуаций во время самой конференции.

Если команда, которой вы поручаете организацию конференции, не имеет должного опыта, этот процесс займет слишком много времени, съест непозволительно большой бюджет, а результат окажется грустным. Так обычно бывает при делегировании обязанностей своим сотрудником.

Огромный опыт «Smart Event» в организации конференций местного и международного масштаба позволит обойти большинство подводных камней еще на старте.

Первая сложность подстерегает уже при запуске проекта. Это — определение целей, для достижения которых вы желаете провести конференцию.

Постановка адекватных целей — 20% успеха деловой конференции

Совершенно очевидно, что тратить огромные деньги просто так бессмысленно. У деловых конференций как у бизнес-инструмента есть перечень задач, которые они могут эффективно решить:

  • Позиционирование вашей компании как экспертного лидера в отрасли. Если участники положительно примут конференцию, имя вашей компании будет ассоциироваться с высокой квалификацией.
  • Усиление имиджа бренда. Многие компании сектора b2b остаются на слуху как раз благодаря регулярной организации подобных мероприятий.
  • Расширение круга деловых партнеров. Вы сможете собрать интересную вам аудиторию в одном месте и пообщаться вживую в неформальной обстановке.
  • Обмен информацией. Заметьте, не рекламой бренда или компании. Причем диалог ведется как с ключевыми игроками рынка, так и с представителями СМИ, лидерами мнений в отрасли. Информация может касаться определенного продукта, инновации, законодательных инициатив, способов решения сложных вызовов, трендов и других вещей, которые будут интересны вашей целевой аудитории.
  • Изучение конкурентов. Конкуренция — это не страшно, а иногда очень интересно и полезно. Живая коммуникация и тематические доклады помогают «прощупать» потенциал вашего конкурента, а иногда и превратить его в партнера.

Чего точно не умеет конференция — это продавать. Агрессивная всепоглощающая реклама только ухудшит рейтинг мероприятия.

«Smart Event» поможет сформулировать рентабельную цель для вашей конференции. Вооружившись ею и темой, мы организуем мероприятие на высшем уровне.

Что еще делает «Smart Event» в рамках организации конференции в Алматы и Нур-Султане

Собственно, это вся рутинная организация:

  • поиск и бронирование подходящей площадки;
  • составление сценария и подробного тайминга;
  • подбор обслуживающего персонала, который будет помогать гостям;
  • приглашение профессиональных ведущих деловых конференций, модераторов;
  • согласование технических моментов со спикерами, которых вы пригласили — трансфер, размещение, передача презентаций технической команде и т.д.;
  • оборудование площадки техническими средствами в соответствии с потребностями конференции;
  • подготовка и изготовление раздаточного материала — бейджы, промоушн комплекты, сборники тезисов докладов, сувениры;
  • помощь в формировании коммерческих пакетов для спонсоров и концепции спонсорского присутствия на вашей конференции;
  • брендирование и оформление площадки;
  • профессиональная фото- и видеосъемка;
  • кейтеринг;
  • развлекательная программа;
  • подготовка и передача участникам постматериалов.

При необходимости поможем наладить контакты с ведущими СМИ Алматы и Нур-Султана, разработать дизайн концепцию деловой конференции.

Организация конференции — длительный и трудоемкий процесс. Регистрация участников обычно начинается за 1-2 месяца до мероприятия. Это означает, что к этому моменту нужно успеть решить ключевые вопросы — состав спикеров, тематика их докладов, место и время проведения. То есть запускать проект в работу следует еще раньше — минимум за 4 месяца до предполагаемой даты события.

Чтобы заказать организацию конференции в «Smart Event», свяжитесь с нашим менеджером. Если это пока в планах, его консультация также будет полезной.

Мы гарантируем бережное отношение к бюджету и полностью прозрачную бухгалтерию по вашей конференции.

Мы сотрудничаем с профессиональными и проверенными подрядчиками. Организованные нами деловые конференции всегда проходят на высшем уровне.

24.01.2020