Качественное мероприятие: 5 шагов на пути к успеху

«Smart Event» организовало более 200 мероприятий в Астане и Алматы. Это были разные события — корпоративы, тимбилдинги, пресс-конференции, встречи деловых партнеров, юбилеи фирм и многие другие. Но независимо от формата есть несколько вещей, без которых нужного эффекта достичь не получится.

 

1. Формулируем реальные цели

 

Важно разделять посыл для аудитории и ваши задачи. Что имеется в виду? Например, при участии в благотворительном вечере вы транслируете идею, что в вашей корпоративной культуре эта проблема занимает важное место. Но целью могут являться несколько другие вещи: лояльность нишевой аудитории к вашему бренду, дополнительная реклама в связке с социально-ответственной позицией.

Примеры таких целей:

  • реклама;
  • повышение продаж;
  • обмен опытом;
  • развлечения (так тоже бывает).

Понимая задачи, намного проще подобрать интересный формат, составить эффективную программу.

 

2. Бюджет должен включать форсмажор

 

Можно до салфеточки просчитать стоимость мероприятия, но всегда будут независящие от вас факторы: погодные условия, человеческий фактор, аварии и так далее. Наличие дополнительного бюджета позволит решить проблему быстро и сохранить при этом лицо.

В нашей практике был случай, когда в арендованном конференц-зале пропало электричество. Причина — перебитый кабель строителями в соседнем здании. Но поскольку мы не были стеснены в средствах, то нашли новую локацию и в течение 3-х часов подготовили ее к встрече.

 

3. У вас должен быть четкий план

 

В нем необходимо подробно отразить:

  • распределение ролей и зон ответственности в команде;
  • тайминг и объем подготовительных работ;
  • возможные задержки.

Отталкивайтесь от основных задач и постепенно дробите их на дискретные операции. И помните — лучше небольшой временной запас, чем досадные упущения из-за аврала.

 

4. Готовьте план «Б», а лучше и «С»

 

Особенно это касается площадок проведения мероприятия и непроверенных подрядчиков, к услугам которых вы вынуждены прибегнуть. Возможно, эти дополнительные варианты не понадобятся, но пренебрегать ими при подготовке не стоит.

 

5. Проверка всех моментов в реальности

 

Не доверяйте бумагам и обещаниям:

  • Перед бронированием локации для мероприятия лично осмотрите ее и оцените, можно ли занести мебель и технику, достаточно ли точек подключения, где находятся туалеты и в каком они состоянии. Представьте себя гостем и смоделируйте свои потребности — комфортно ли вам будет?
  • Транспорт — отдельная тема. На бумаге вам могут представить фото комфортабельных авто, а при осмотре окажется, что сделаны они 10 лет назад и на данный момент далеки от действительности.
  • Не знакомы с творческим коллективом по предварительной работе — посетите их репетицию, поищите видео с выступлениями на других мероприятиях, пообщайтесь с реальными зрителями, чтобы услышать живые отзывы. Красивую презентацию сделать намного проще, чем достойное выступление.

Этот список можно продолжать бесконечно. Но секрет успеха — в пристальном внимании к деталям.

 

Последняя рекомендация — сохраняйте покер-фейс в любой ситуации

 

Планы и подготовка могут рушиться на ваших глазах, но гости заметить этого не должны. Спокойствие и приветливая улыбка способны сгладить самые острые углы. Атмосфера — это то, чем мероприятие приветствует участников, равно как и то, что они запомнят больше всего.

Вам нужно организовать мероприятие в Астане или Алматы обязательно с вау-эффектом? «Smart Event» рады помочь. Позвоните менеджеру, чтобы обсудить все возможные варианты.

28.10.2019