Успех массовых мероприятий зависит от грамотной организации

Основное отличие массового мероприятия от корпоратива или вечеринки в том, что среди гостей — множество незнакомых между собой людей, которых объединяет только желание побывать на этом событии. Второй фактор — количество посетителей. Эта цифра будет всегда ориентировочной, и организаторы должны быть готовыми к любым неожиданностям. Поэтому организацию массового мероприятия — от открытия торгового центра или клуба до огромных фестивалей — следует продумывать очень тщательно.

Обязательными пунктами подготовки будут:

  • Креативная концепция. Она зависит от назначения, формата, тематики массового мероприятия и определяет все остальные составляющие.
  • Четкий сценарий с подробным таймингом. Он позволит согласовать работу всех, кто задействован в проведении праздника — ведущих и артистов, развлекательные площадки, фуд-зоны и так далее.
  • Выбор площадки. Нужно оценить ее пригодность для планируемого масштаба, доступность для гостей, наличие паркинга, коммуникаций и другие важные моменты.
  • Выбор шоу-программы. Как правило, у хороших артистов и ведущих очень плотный график. Их время нужно бронировать заранее.
  • Техническое обеспечение. Сцена, аудиоаппаратура, светотехника — все должно соответствовать масштабу массового мероприятия. Для этого необходимо правильно подобрать технику и специалистов, которые будут ее обслуживать.
  • Дополнительные развлечения. Они решают дополнительные рекламные задачи. Участие в конкурсах и получение памятных призов, фотографии в тематически оформленных зонах закрепляют чувство причастности к бренду, спонсорам массового мероприятия или поводу его проведения. Все это повышает лояльность.
  • Бытовой комфорт гостей. Нужно предусмотреть достаточный кейтеринг, напитки, санитарные зоны, уголки для спокойного отдыха.
  • Безопасность. Чем больше людей, тем выше вероятность конфликтных ситуаций или травм. Поэтому обязательно привлекать службы для обеспечения порядка, а также организовать пункт медицинской помощи и укомплектовать его необходимыми средствами.

Это далеко не полный список задач. Ведь еще есть логистика, трансфер и сотни подводных мелочей. Без должного опыта организации массовых мероприятий справиться с задачей хотя бы удовлетворительно, не то что отлично, крайне сложно.

Если вам важен успех — доверяйте организацию массовых мероприятий проверенным исполнителям

В Казахстане вам поможет ивент-агентство «Smart Event». Мы имеем опыт организации масштабных мероприятий национального уровня. Наши партнеры — проверенные артисты, ведущие, а также добросовестные подрядчики, предоставляющие смежные услуги. Мы наладили деловые контакты с владельцами и управляющими лучших площадок Казахстана.

Доверьте организацию массового мероприятия нам — и посвятите свое время делам, которые требуют вашего персонального внимания. Мы гарантируем безупречный результат.

25.07.2019