Организация деловых мероприятий в Казахстане: форматы, особенности

Для начала следует определиться, что в мировой бизнес-практике относится к деловым мероприятиям. Наиболее полно это понятие сформулировал Маартен Ваннесте в своей книге «Архитектура делового мероприятия». Согласно его подходу, деловыми являются любые мероприятия в бизнесе, которые по составу, длительности и географии выходят за пределы обычных офисных совещаний.

Все подобные события финансово затратны. Чтобы деньги не улетели в никуда, планирование делового мероприятия всегда начинается с определения стратегических целей.

Зачем нужны деловые мероприятия?

Вариантов огромное множество. Среди них:

  • поиск новых партнеров;
  • презентация продуктов и услуг;
  • дилерские мероприятия — расширение рынков сбыта;
  • выход из кризисной ситуации, которая сложилась в определенной отрасли или экономике;
  • обмен опытом, знаниями и идеями;
  • внедрение инноваций;
  • мозговой штурм по узкому вопросу;
  • расширение базы поставщиков, клиентов;
  • мотивация и так далее.

В рамках одного делового мероприятия можно совместить несколько целей. Но главное, что от их определения напрямую зависит последующие организационные действия.

Классические форматы деловых мероприятий

Деловые мероприятия существуют, пожалуй, столько же, сколько и само человеческое общество. Форум в Древнем Риме вполне вписывается в рамки этого понятия. Ожидаемо, что в этой области сформировались устоявшиеся форматы с четко определенным назначением и способом проведения — то есть классика.

1. Конференция

Это собрание специалистов в определенной области для освещения своих наработок по заданной теме. Популярны в научных, медицинских, деловых кругах. Благодаря развитию мультимедийных технологий конференции перестали быть локализованными в одном физическом месте. Однако распределенные конференции требуют не меньше усилий в организации делового мероприятия.

Цели, которые способна оправдать конференция — это все, что связано с обменом информацией и поиском новых контактов.

2. Бизнес-семинар

На первый план выходит обучение. Участники делятся опытом по узкому направлению, обсуждают интересные публикации, формулируют варианты использования новых наработок и так далее. Семинары можно организовать:

  • как закрытое деловое мероприятие для узкого круга ключевых фигур;
  • как открытые обсуждения, принять участие в которых может каждый желающий.

Набирают популярность онлайн-семинары для большого круга участников.

3. Тренинг

Помогает сформировать или отточить профессиональные навыки, повысить квалификацию, изменить модель поведения в определенных ситуациях. Очень частое явление в клиентском бизнесе, области продаж. Хотя тренинги занимают относительно мало времени, подготовка должна быть основательной.

4. Выставка

Отличный способ продемонстрировать свои наработки, познакомиться с достижениями партнеров и конкурентов, завязать новые деловые связи.

В зависимости от целей выставки могут быть:

  • монобрендовыми и полиформатными;
  • стационарными, периодическими и разовыми.

Обязательная составляющая выставки — единая концепция. Для организации выставочных зон понадобится специализированное техническое оснащение.

5. Презентация

Используется в ситуациях, когда целевой аудитории нужно представить продукт, услугу, идею. Эффективна для выхода или продвижения на рынке, поиска партнеров, привлечения инвесторов.

6. Деловые приемы

Основной частью мероприятия становится развлекательная программа. Однако в неформальной обстановке намного проще завязать нужные знакомства. Отличный способ сделать акцент на важном этапе или достижении в бизнесе.

7. Круглый стол

Это хороший способ найти точки соприкосновения по острым и важным вопросам, обозначить свою позицию. На таких деловых мероприятиях вырабатываются новые стратегии. Формат во многом имиджевый. Сторона-организатор показывает свою значимость в этой области.

8. Бизнес-форум

Форум — самое масштабное деловое мероприятие. Он может включать элементы всех остальных форматов и оставаться при этом не столь формализованным. Соответственно, в его рамках решаются разноплановые задачи.

Новые форматы деловых мероприятий

На фоне устоявшихся стандартов набирают обороты новые способы организации деловых мероприятий. Они популярны в творческой среде, новых видах бизнеса, для молодой аудитории.

Часто это базовый подход, но очень сильно переработанный с применением технологий и современных тенденций. Упор делается на интерактивное взаимодействие участников. Во многих случаях вы получите более живой результат.

Приведем несколько примеров инновационных интерактивных деловых мероприятий.

1. Pecha Kucha

Вариант презентации, но спикеру выдается до двадцати секунд на каждый из слайдов, которых может быть не более 20 штук. Жесткие временные рамки заставляют уделить максимум внимания проработке идеи. В итоге смысл становится понятным, посыл — прозрачным. Вы сможете достучаться до большего числа слушателей из вашей целевой аудитории.

2. Open Space

Организатор задает тему. При этом нет строгого регламента. Участники сами устанавливают темп и акцентируют внимание на важных моментах. Взрывной формат, если нужно изучить истинные интересы приглашенных. Чем меньше ограничений и навязанных рамок, тем быстрее будут озвучены тезисы, которые больше всего интересуют аудиторию. Остается только слушать и фиксировать информацию.

3. Аквариум

Определяется группа экспертов, которая обсуждает горячую тему. Обычно она состоит из 5-6 человек. Их места располагаются в центре площадки. Остальные участники размещаются по кругу. Особенность в том, что к центральной группе может присоединиться любой желающий высказаться по теме дискуссии.

Организация делового мероприятия — 60% его успеха

Организационные усилия следует разделить на две группы:

  • Первую часть назовем смысловой. Это подготовка выступлений, материалов, экспонатов, приглашение спикеров.
  • Вторая часть, занимающая львиную долю времени и усилий — технические вопросы.

Ивент-агентство «Smart Event» возьмет на себя всю рутину по организации деловых мероприятий в Алматы и Нур-Cултане. Мы оказываем комплексные услуги в формате «под ключ». После согласования целей и оптимального формата наша команда:

  • подготовит концепцию делового мероприятия;
  • разработает детальный сценарий, в том числе и развлекательную программу;
  • предложит опытных модераторов и ведущих;
  • подберет и арендует площадку;
  • оснастит место проведения необходимым оборудованием;
  • позаботится о трансфере, кейтеринге, размещении, безопасности.

Мы остаемся на связи до конца мероприятия и поможем разрешить любые нестандартные ситуации.

Наша бухгалтерия по вашему деловому мероприятию для вас абсолютно прозрачна. Мы предоставим подробный финансовый отчет.

Наши партнеры — проверенные на десятках проектов подрядчики. Мы полностью уверены в их компетенции и с удовольствием порекомендуем вам.

Делегировав техническую сторону организации делового мероприятия нам, вы освободите собственные ресурсы для качественной подготовки смысловой части.

Обращаем внимание, что на подготовку масштабных деловых мероприятий необходимо время от 1 месяца и больше. Если у вас есть такие планы, свяжитесь с нашим менеджером, чтобы получить более подробную предварительную информацию по своему проекту или заказать наши услуги.

30.01.2020