Проведение брифинга: влияние качества подготовки на достижение целей

В деятельности каждой значимой компании или организации случаются события, требующие срочного освещения в прессе или небольшого круга заинтересованных лиц. Если вы планируете посвятить встречу с представителями СМИ одному вопросу или узкой тематике, ивент-агентство «Smart Event» рекомендует организовать брифинг.

В отличие от полноценной пресс-конференции, брифинг — это достаточно короткое мероприятие:

• Брифинг длится около 30 минут.
• Организатор сообщает гостям предельно четко сформулированную информацию по заявленной теме.
• Блок вопросов и ответов может и отсутствовать.
• Также не предполагается фуршет и неформальное общение после брифинга.
• В качестве площадки можно использовать даже зал без сидячих мест для гостей.

Проведение брифинга удалось, если вы получили ожидаемую отдачу со стороны целевой аудитории. Такой результат требует от организатора определенных усилий и навыков.

Если вы знакомы с мероприятиями подобного рода только со стороны приглашенного, проведение брифинга может казаться простой задачей. Это обманчивое впечатление. Опыт «Smart Event» показывает, что здесь нужна такая же тщательная подготовка, как и в случае более масштабных PR-акций.

Что необходимо предусмотреть при организации брифинга

В этом процессе много подводных тонкостей.

1. Дата и время проведения брифинга

Выбор зависит от срочности и важности информации, которую вы собираетесь сообщить:

• Брифинги, освещающие чрезвычайные события, могут проводиться даже ночью.

Их цель — предоставить оперативную информацию, предотвратить панику, скоординировать действия больших групп людей. Подобные ситуации знакомы государственным службам — органам правопорядка, подразделениям по чрезвычайным ситуациям и так далее.

Но и в частном бизнесе может понадобится экстренный брифинг. Допустим, на предприятии случилась авария, рейс авиакомпании потерпел крушение или произошли другие ЧП, широко затрагивающие общественность.

• Стандартные брифинги оптимально назначать на середину недели с 12.00 до 14.00.

К таковым относятся мероприятия, необходимые для формирования или коррекции мнения целевой аудитории по какому-либо вопросу. Это может быть интересная или провокационная новость, официальная реакция представителей компании или государственных деятелей на какое-либо событие, разъяснения причин случившегося и так далее.

Организация брифинга в этом случае не столь срочная, поэтому можно выбрать удобное для приглашенных время. Поскольку понедельник по традиции у большинства СМИ является редакционным днем, а пятница предшествует выходным, в эти дни наблюдается минимальная явка. Но вы же стремитесь заполучить внимание всех приглашенных, правильно? Мы из собственного опыта рекомендуем назначать брифинг на вторник, среду или четверг.

Что касается выбора времени, то журналисты — ночные птицы. Они часто работают над материалом сверхурочно. После 15.00 наступает период сдачи материалов в редакцию. Середина дня — наиболее оптимальное время для проведения брифинга.

2. Площадка для проведения брифинга

Выбранный зал должен быть оборудован небольшим подиумом, стойкой или большим столом для выступающих, а также вмещать запланированное число гостей вместе с аудио-видео оборудованием. Заложите небольшой пространственный запас — это выглядит более презентабельно, чем теснота.

3. При организации брифинга уделите максимум внимания подготовке сообщения

На выступление выделяется обычно 10-20 минут. Чтобы ваш доклад смог донести вложенный в него смысл четко и однозначно, продумайте каждый тезис. Выбирайте лаконичные формулировки без двойного смысла.

Брифинг организовывается чаще всего для журналистов. Профессионалы всегда будут докапываться до истинных причин. Предлагаем быть на шаг впереди — осветите и свой интерес, и важность предлагаемых вами действий для третьих сторон.

Если предполагаются вопросы, нужно сделать непредвзятый срез настроений по обсуждаемой теме. Он поможет определить «больные» места и проработать вашу позицию по ним заранее. Тогда ясные ответы спикера продемонстрируют открытость и компетентность в теме.

4. Приглашение на брифинг

В этом случае можно ограничиться телефонными звонками. Первый обзвон следует провести за 5-7 дней до мероприятия, а накануне также в телефонном режиме напомнить о брифинге.

Сейчас существует много других способов коммуникации — электронная почта, мессенджеры. Но мы советуем придерживаться традиций. Так больше уверенности, что сообщение дошло до адресата.

5. Для успешного брифинга нужен четкий сценарий

Поскольку времени и так мало, его следует использовать с толком:

• Определите тайминг брифинга — с разграничением времени для сбора гостей, основного сообщения, вопросов.
• Запланируйте задержку для опаздывающих. Оптимально начать минут на 10 позже. Так подоспеют задержавшиеся и не будут нервничать уже прибывшие гости.

Даже при том, что брифинг не предполагает неформального общения, освободите после него немного времени в графике спикеров. В некоторых случаях это может понадобиться.

«Smart Event» предлагает комплексные услуги по организации брифингов

Мы возьмем на себя подготовку и проведение брифингов любого уровня. Компания работает в Казахстане. Наши услуги включают:

• подбор и аренда площадки;
• приглашение опытного ведущего;
• организация трансфера;
• решение технических моментов.

Уверенность, что с технической стороны все пройдет отлично, поможет сконцентрироваться на главном — инфоповоде и его подаче аудитории.

Чтобы получить персональное предложение или подробную информацию, свяжитесь с нашим менеджером.